Novo sistema representa grande avanço em relação à escrituração feita do modo tradicional, que é manual e utiliza livros físicos
O Departamento Nacional de Registro Empresarial (DREI) acaba de definir novas regras para a autenticação de livros societários, os quais passarão a ser exclusivamente digitais. As mudanças foram introduzidas pela Instrução Normativa n.º 82.
A legislação brasileira prevê a utilização de alguns livros societários e contábeis para a escrituração de certas atividades das empresas, o que historicamente era realizado em livros físicos e manuscritos. Embora alguns avanços tenham sido implementados ao longo dos anos, o sistema ainda é visto como arcaico.
No caso das sociedades anônimas, os livros são utilizados para registrar todas as ações nominativas da companhia, os eventos de transferência de ações, as atas de assembleia geral e de reuniões da diretoria e do conselho de administração, para citar os principais.
Com as inovações da Instrução Normativa recém-editada, os livros passam a ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas, sendo que não serão mais aceitos novos livros em papel a partir da entrada em vigor das novas regras – 120 depois de sua publicação, isto é, em junho de 2021.
Os livros físicos autenticados anteriormente à vigência das novas regras, porém, poderão permanecer em uso até que exauridos, sem com isso ferir a adoção do novo sistema. Isto indica que muitas empresas devem continuar a usar os livros físicos e que a transição será paulatina, embora todos os novos livros devam adotar o sistema digital.
No caso de cisão, fusão e incorporação, será necessário apresentar livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial. Já no caso de transformação de tipo societário, deverá ser dada sequência aos livros, devendo constar dos termos de abertura e de encerramento os dados relativos ao novo tipo jurídico.
Outra regra bastante útil contida na norma é que os livros antigos poderão ser assinados tanto pelos responsáveis no período a que se refere a escrituração, como pelos atuais responsáveis.
A modernização dos livros societários e contábeis é bastante bem-vinda, pois introduzirá praticidade, segurança e rapidez às escriturações. Ela complementa outros avanços ocorridos durante a pandemia, como a possibilidade da realização de assembleias virtuais e a difusão dos documentos assinados eletronicamente, cada vez mais aceitos por Juntas Comerciais e cartórios no país.
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Orlando Parente da Camara Filho foi graduado na Universidade Federal do Amazonas, em 2002. Pós-graduado em Direito Contratual e Empresarial pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC/SP), membro da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), Secção de São Paulo, desde 2004 e da American Bar Association.